Thủ tục ghi vào sổ hộ tịch các việc hộ tịch đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ con; nuôi con nuôi; khai tử; và những thay đổi khác)

  • Thông tin
  • TTHC liên quan
Cơ quan Công bố/Công khai Bộ Ngoại giao
Mã thủ tục B-BNG-270796-TT
Cấp thực hiện Không có thông tin
Lĩnh vực Hộ tịch quốc tịch
Trình tự thực hiện

- Người yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; khai tử; thay đổi hộ tịch đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (sau đây gọi là ghi chú thay đổi hộ tịch cho công dân Việt Nam ở nước ngoài) nộp hồ sơ tại Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi công dân Việt Nam cư trú (Cơ quan đại diện có thẩm quyền).

- Cán bộ lãnh sự có trách nhiệm kiểm tra ngay toàn bộ hồ sơ, xác định tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình; đối chiếu thông tin trong Tờ khai với giấy tờ trong hồ sơ.

- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, cán bộ lãnh sự viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung theo quy định; trường hợp không thể bổ sung hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, ký, ghi rõ họ tên của cán bộ lãnh sự.

 - Hồ sơ đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ thì cán bộ lãnh sự từ chối tiếp nhận. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối, cán bộ lãnh sự ký, ghi rõ họ tên.

- Nếu thấy yêu cầu ghi chú thay đổi hộ tịch cho công dân Việt Nam ở nước ngoài đủ điều kiện, phù hợp quy định pháp luật, cán bộ lãnh sự ghi nội dung ghi chú vào Sổ hộ tịch; Thủ trưởng Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài ký cấp trích lục ghi sổ việc hộ tịch tương ứng cho người yêu cầu.

Trường hợp cần xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 03 ngày làm việc.

* Lưu ý:

+ Trường hợp người yêu cầu nộp giấy tờ là trích lục bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính thì cán bộ lãnh sự không được yêu cầu xuất trình bản chính; nếu người yêu cầu chỉ nộp bản chụp và xuất trình bản chính thì cán bộ lãnh sự kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký vào bản chụp xác nhận về việc đã đối chiếu nội dung giấy tờ đó, không được yêu cầu người đi đăng ký nộp bản sao có chứng thực giấy tờ đó.

+ Trường hợp pháp luật quy định xuất trình giấy tờ khi đăng ký hộ tịch, cán bộ lãnh sự có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ xuất trình, đối chiếu với thông tin trong Tờ khai và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm bản sao giấy tờ đó. Cán bộ lãnh sự chụp 01 bản giấy tờ xuất trình, xác nhận đã đối chiếu với bản chính để lưu hồ sơ.

+ Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại cấp sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện không phải hợp pháp hóa lãnh sự. Trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của giấy tờ, Cơ quan đại diện yêu cầu giấy tờ đó phải được chứng nhận lãnh sự của cơ quan có thẩm quyền. Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước thứ ba cấp sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định. Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ đăng ký hộ tịch phải được dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh theo quy định.

+ Cán bộ lãnh sự có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch.

Cách thức thực hiện

- Người có yêu cầu ghi chú thay đổi hộ tịch cho công dân Việt Nam ở nước ngoài trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện việc ghi chú;

- Người thực hiện việc ghi chú có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Cơ quan đại diện có thẩm quyền hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính.

Thành phần hồ sơ

* Giấy tờ phải xuất trình:

- Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu ghi chú thay đổi hộ tịch cho công dân Việt Nam ở nước ngoài;

- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền đăng ký của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

* Giấy tờ phải nộp:

- Tờ khai ghi vào sổ hộ tịch việc khai tử; Tờ khai ghi chú việc giám hộ, nhận cha mẹ con; Tờ khai ghi vào sổ hộ tịch việc nuôi con nuôi; Tờ khai ghi chú thay đổi hộ tịch; (mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 của Bộ Tư pháp).

- Bản sao giấy tờ chứng minh việc hộ tịch đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc ghi chú. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.

Số bộ hồ sơ Một (01) bộ
Mẫu đơn, mẫu tờ khai
Phí Không có thông tin
Lệ phí
Mức giá Không có thông tin
Thời hạn giải quyết

Ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ, trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo. Trong trường hợp phải xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 03 ngày làm việc.

Đối tượng thực hiện - Cá nhân
Cơ quan thực hiện Cơ quan đại diện có thẩm quyền
Cơ quan có thẩm quyền quyết định Không có thông tin
Địa chỉ tiếp nhận hồ sơ Không có thông tin
Cơ quan được ủy quyền Không có thông tin
Cơ quan phối hợp Không có thông tin
Kết quả thực hiện Trích lục ghi chú thay đổi hộ tịch.
Căn cứ pháp lý của TTHC
Yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện TTHC
Không có
Đánh giá tác động TTHC Không có thông tin